Zeiterfassung

Was ist Zeiterfassung-Software?

Zeiterfassung-Software dokumentiert, wie viel Arbeitszeit in welche Aufgabe fließt. Hinter dem einen Begriff stecken zwei verschiedene Aufgaben: die gesetzlich getriebene Arbeitszeiterfassung mit Stempelzeiten, Pausen und Überstunden, und das projektbezogene Time Tracking, bei dem Stunden Kunden und Budgets zugeordnet werden. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland Arbeitszeiten systematisch erfassen, was das Thema vom Nice-to-have zur Compliance-Frage gemacht hat. Viele Tools können nur eine der beiden Aufgaben gut. Wer für die Kundenabrechnung erfasst, braucht Projektstrukturen, Stundensätze und Exporte. Wer das Arbeitszeitgesetz erfüllen muss, braucht Pausenregeln und nachvollziehbare Protokolle. Die erste Frage vor jeder Tool-Auswahl lautet deshalb: Wofür erfasst du überhaupt?

Typische Einsatzszenarien

Freelancer und Agenturen: Abrechenbare Stunden je Kunde und Projekt erfassen, am Monatsende als Rechnungsgrundlage exportieren. Hier zählt die Verbindung zur Abrechnung, etwa über Stundensätze pro Projekt und saubere CSV- oder PDF-Exporte.

Teams mit Projektbudgets: Wenn ein Projekt 100 Stunden Budget hat, willst du bei Stunde 80 eine Warnung, nicht bei Stunde 130 eine Überraschung. Team-Tools zeigen Budgetverbrauch in Echtzeit und verteilen Stunden auf Mitarbeiter.

Gesetzliche Arbeitszeiterfassung: Kommen-und-Gehen-Zeiten, Pausenkontrolle, Überstundenkonten. Hier zählen Nachvollziehbarkeit und einfache Bedienung für alle Mitarbeiter, nicht Projektfeatures.

Selbstanalyse: Automatische Tracker protokollieren im Hintergrund, welche Programme und Projekte tatsächlich Zeit binden. Das liefert ehrlichere Daten als jede manuelle Schätzung und eignet sich für alle, die ihre Arbeitsgewohnheiten verstehen wollen.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Datenhoheit: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, bei Teams sogar besonders sensible. Self-hosted Tools wie Kimai oder Lasius behalten alle Daten auf deinem Server, was die DSGVO-Bewertung deutlich vereinfacht und Betriebsvereinbarungen leichter verhandelbar macht.

Erfassungs-Ergonomie: Ein Tool, das fünf Klicks pro Buchung verlangt, wird nach zwei Wochen nicht mehr gepflegt, und ungepflegte Zeiterfassung ist wertlos. Timer-Start per Tastenkürzel, Browser-Erweiterung oder automatische Erkennung entscheiden über die Datenqualität.

Export und Abrechnung: Spätestens bei der Rechnung zeigt sich, ob ein Tool praxistauglich ist. Prüfe vor der Einführung, ob sich Stunden nach Kunde, Projekt und Zeitraum filtern und in deinem Abrechnungsformat exportieren lassen.

Kostenmodell: Pro-Nutzer-Preise summieren sich in Teams schnell auf dreistellige Monatsbeträge. Open-Source-Alternativen kosten stattdessen Betriebsaufwand: ein Server, Updates, Backups. Welche Währung dir lieber ist, hängt von deiner technischen Ausstattung ab.

Open Source vs. kommerziell

Zeiterfassung gehört zu den Kategorien mit ausgereiften Open-Source-Optionen. Kimai ist seit Jahren etabliert und deckt von der Solo-Erfassung bis zur Team-Abrechnung viel ab, Lasius bringt einen moderneren Ansatz für datenschutzkritische Umgebungen mit. Kommerzielle SaaS-Dienste punkten dafür mit Onboarding, Support und fertigen Integrationen in Buchhaltungs- und Projektmanagement-Software. Eine ehrliche Faustregel: Wer Docker bedienen kann und Datenhoheit will, fährt mit Open Source besser. Wer in zehn Minuten starten will und Support braucht, zahlt das SaaS-Abo.

Häufige Fragen

Was kostet Zeiterfassung-Software?

Open-Source-Tools wie Kimai sind kostenlos und laufen auf eigenem Server, der ab etwa 5 Euro im Monat zu haben ist. SaaS-Dienste starten meist bei 5 bis 12 Euro pro Nutzer und Monat, Enterprise-Funktionen wie Schichtplanung kosten mehr. Für Solo-Nutzer gibt es mehrere dauerhaft kostenlose Apps.

Ist Zeiterfassung für Freelancer Pflicht?

Nein. Die Erfassungspflicht aus dem Arbeitszeitgesetz betrifft Arbeitgeber mit Angestellten. Für Freelancer ist Zeiterfassung trotzdem die Grundlage jeder Abrechnung nach Aufwand und die einzige verlässliche Antwort auf die Frage, ob sich ein Kunde rechnet.

Welche Zeiterfassung ist DSGVO-konform?

DSGVO-Konformität hängt vom Betrieb ab, nicht vom Tool allein: Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, gibt es einen AV-Vertrag? Am einfachsten ist die Bewertung bei self-hosted Lösungen, weil die Daten den eigenen Server nie verlassen. Bei SaaS-Diensten lohnt der Blick auf Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die Tools oben decken das ganze Spektrum ab, vom minimalistischen Timer bis zur Team-Lösung mit Abrechnung. Jede Detailseite zeigt Stärken, Schwächen und passende Alternativen.